Il appartient aux préfets de recenser dans chaque commune, au 2 novembre 2007, le nombre d'instituteurs ayant légalement droit au logement ou à l'indemnité représentative du logement (Irl). Il leur appartient de même de fixer chaque année dans le département l'indemnité représentative de logement. Sur cette base l'inspecteur d'académie, directeur des services départementaux de l'éducation nationale, calcule le montant de l'indemnité à verser à chaque instituteur ayant droit. Toute régularisation a posteriori de la situation d'une commune au regard de la dotation spéciale instituteurs ou d'un instituteur au regard de l'indemnité représentative du logement vient minorer la masse de la dotation à répartir l'année suivante.