Fini l'improvisation, désormais les gestionnaires d'écosites préparent des mois à l'avance les journées portes ouvertes qu'ils organisent à l'occasion, en général, de l'inauguration ou de la réouverture d'une installation. Au sein du service communication du syndicat intercommunal, de l'entreprise exploitante ou de la société d'économie mixte (SEM) qui gère le site, c'est généralement une petite équipe de deux ou trois personnes qui s'y colle. Par souci de proximité, les majors comme Suez et Veolia confient à leurs antennes régionales le soin d'orchestrer l'événement. Chez Dalkia Est, on se félicite ainsi d'avoir pu ouvrir au public les réseaux de chaleur que le groupe exploite en Meurthe-et-Moselle (54), dans le cadre d'une plus large opération pilotée par la CCI du département. En effet, mieux vaut se greffer sur un événement d'ampleur comme la Journée du patrimoine ( Eau de Paris procède ainsi), la Semaine du développement durable ou l'Année internationale de l'assainissement. Mieux qu'en France, la Suisse joue à fond cette carte et a même institué un Week-end de l'assainissement, prétexte à une série de portes ouvertes sur sites. « Coupler deux inaugurations, celle de l'usine d'incinération de Tridel avec celle d'une proche ligne de métro, permet aussi d'attirer plus de monde », recommande Olivier François, directeur des travaux de la ville de Lausanne. Originales, les journées portes ouvertes dernièrement organisées dans cette usine ont permis de transporter un millier de visiteurs d'un univers à l'autre, grâce à un transfert en métro dans le tunnel servant habituellement au transport des déchets vers l'usine. « Mais c'est déjà bien de réunir de 300 à 500 participants pour la simple visite d'une station d'épuration », tempère-t-on à la Semidao. Selon cette SEM de distribution et de traitement de l'eau basée en Isère (38), le secret de la réussite repose sur le bon choix de la date (toujours le week-end, jamais durant les vacances scolaires) et la qualité de la visite. « En amont, on briefe une dizaine d'employés de l'exploitant motivés pour faire visiter leur site. Avec parfois l'appui d'un prestataire événementiel pour gérer l'accueil. Bien associer l'exploitant et les communes à la préparation de l'événement est nécessaire pour accorder ses violons, être cohérent sur le discours transmis et bien valoriser le travail de chacun », précise Christophe Maria, chargé de relations extérieures au Syctom de l'agglomération parisienne. S'y prendre à l'avance, jusqu'à cinq mois dans le cas des journées organisées par le Syctom, permet de mobiliser plus facilement des ambassadeurs du tri, à l'emploi du temps souvent surchargé. Il faut aussi prévoir du temps pour la communication autour de l'événement. « Il faut s'y prendre ni trop tôt, ni trop tard pour construire et diffuser en priorité l'information aux proches communes et médias locaux », ajoute Christophe Maria. Première étape : créer une invitation comprenant un visuel du site, son adresse et un plan d'accès, la date de l'événement, la durée et mentionnant la gratuité de la visite. Petit plus : fournir un numéro vert pour obtenir si besoin plus d'informations. « Le bouche-à-oreille ne suffit pas, insiste Julien Baesa, chargé de communication au Sivades, le syndicat mixte de valorisation des déchets de la région de Cannes-Grasse. Reste à diffuser l'information auprès des journaux municipaux, en leur fournissant un fichier le plus clair possible afin qu'ils puissent la relayer sans effort. » Le savoir-faire d'un organisateur se joue dans ce genre de détails : bien se caler ainsi sur le calendrier de bouclage et de diffusion des journaux et programmes radio locaux. Par ailleurs, comme on le fait remarquer chez Calitom, une structure intercommunale de gestion des déchets située en Charente (16), « les participants aux journées portes ouvertes sont friands de visites ciblées sur des thèmes comme l'innovation ou la prévention des déchets ». Ce public étant aussi bien composé d'habitués que de novices et surtout d'enfants, c'est à l'animateur d'adapter son discours. Et d'abreuver ou non les participants de documentation en fin de visite. Certains choisissent de la limiter pour rester cohérent avec le message environnemental délivré. Quoi qu'il en soit, il importe d'organiser un circuit de visite lisible et pas trop long à parcourir. Astucieux, celui conçu par le Sivades dans son centre de tri, labellisé site vitrine par Eco-Emballages pour la qualité de sa communication, débute par un panneau retraçant à travers des faisceaux lumineux les flux de déchets, du domicile jusqu'à leur lieu de valorisation. Pour plus de confort et de sécurité, les trois centres de valorisation de déchets que le Sytrad construit dans l'Ardèche (07) et la Drôme (26) intégreront un circuit serpentant autour de balcons et de points de vue panoramiques sur l'activité du site. Ailleurs, un règlement de visite à faire lire et valider doit être prévu pour veiller à ce que chacun respecte les consignes de sécurité. Enfin, le circuit de visite peut être entériné par un organisme de contrôle, lorsque le site s'engage dans la certification de la sécurité de type Ohsas 18001.