Les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles L. 212-6 à L. 212-10 et L. 212-33 du Code du patrimoine. Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et responsables de leur conservation ainsi que de leur mise en valeur (art. L. 212-6 du Code du Patrimoine). Toutefois, les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer leurs archives anciennes dans les dépôts départementaux. Les documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d'archives ayant plus de cent ans de date sont concernés par cette obligation de dépôt (article L. 212-11 du Code du patrimoine). Par dérogation, le préfet peut autoriser ces communes à assurer elles-mêmes la conservation de ces documents. En pratique, de nombreuses communes préfèrent conserver leurs archives historiques et demandent à bénéficier de cette dérogation, dès lors qu'elles en ont les moyens et qu'elles souhaitent mettre en valeur leur patrimoine. La responsabilité de la conservation et de la mise en valeur incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal. Le maire est également responsable de la bonne tenue des documents produits dans le cadre des fonctions régaliennes qui lui sont confiées, en particulier dans le domaine de l'état civil. La responsabilité du maire s'exerce sous le contrôle scientifique et technique assuré par l'État sur les archives publiques. La direction des Archives de France assure ce contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives appartenant aux collectivités territoriales, à leurs établissements publics et à leurs groupements. Le frais de conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du département et, pour les communes chefs-lieux de canton, les frais de conservation du Journal officiel constituent des dépenses obligatoires (article L. 2321-2 du Cgct). Une instruction du 14 mars 2008 du ministère de la Culture et de la Communication est venue préciser les mesures à prendre en matière d'archives à la suite des élections municipales de mars 2008. I. PROCÉDURE DE RÉCOLEMENT Il appartient au maire, après la tenue des élections municipales (même dans le cas où le maire sortant est réélu), d'établir un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement sommaire ou détaillé (arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes, modifié). Les procès-verbaux ainsi que les récolements y annexés sont établis en trois exemplaires, destinés respectivement au maire sortant comme justificatif de décharge, aux archives de la commune comme justificatif de prise en charge par le maire élu, et aux préfets, à l'attention du directeur du service départemental d'archives comme pièce servant à exercer le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques. Ces documents formalisent la passation de responsabilité. À cette occasion, il s'agit pour le maire et le responsable des archives dans la commune, d'examiner la situation des archives communales (conditions et lieux de rangement et de conservation, gestion, état matériel, lacunes éventuelles). Ceux-ci s'assurent ainsi de la conservation des documents d'archives les plus significatifs du patrimoine historique de la commune. L'établissement de ces documents, signés contradictoirement par le maire sortant et le maire élu, permet par ailleurs à ce dernier de prendre connaissance de ses responsabilités dans ce domaine et des obligations qui en découlent. En effet, ce procès-verbal constitue un document qui engage la responsabilité du maire sur les archives de la commune présentes au moment de sa prise de fonctions, mais également une décharge si les documents anciens ne peuvent être retrouvés. Dans les mairies qui sont dotées d'un service d'archives, l'archiviste municipal procède à cette occasion à une opération de gestion qu'il est tenu de réaliser régulièrement. Le directeur du service départemental d'archives dispose, avec le récolement annexé, d'une pièce de nature à faciliter le contrôle scientifique et technique qu'il exerce au nom de l'État et sur la délégation du directeur des Archives de France sur les archives des collectivités territoriales. En cas de difficultés, il pourra demander au maire d'adopter des mesures de protection. II. DOCUMENTS CONCERNÉS PAR LE RÉCOLEMENT Pour des raisons pratiques, le récolement des archives ne peut recenser tous les documents d'archives conservés dans la commune. Dès lors, sont recensés les plus importants d'entre eux. Il s'agit : - des registres de délibérations (énumérer les registres en indiquant les dates extrêmes de chacun d'entre eux) - des arrêtés du maire - des registres paroissiaux (avant 1792) - des registres des actes de l'état civil (depuis 1792) - des plans et des matrices cadastrales - des documents budgétaires - des documents électoraux Les archives des cabinets et des exécutifs locaux sont des archives publiques, à verser au service départemental d'archives ou aux archives communales à l'issue de leur durée d'utilité administrative (Dua).