Les différentes prestations sociales aujourd'hui proposées aux agents, soit par les collectivités directement, soit par le biais d'un COS, d'une amicale ou d'une association peuvent être classées en quatre grandes catégories. Les aides à la famille : elles peuvent être versées à l'occasion d'événements familiaux (exemple : naissance, mariage / Pacs) ou tenir compte de situations diffciles (décès, secours, handicap, assistance sociale, prêt social). Beaucoup d'aides concernent également les enfants (garde, scolarité, activités extra-scolaires, Noël, vacances). Les aides versées dans le cadre de la vie professionnelle : sont concernés le déménagement pour cause de mutation, la restauration, la médaille, le départ à la retraite... Les prêts : il s'agit généralement de prêts à taux bonifié dans les domaines du logement et de l'équipement. Vacances-loisirs-culture : Chèques-Vacances, voyages et locations à tarifs préférentiels, billetterie... Définir le budget avec précision Le choix de l'organisme gestionnaire (voir organismes autorisés page précédente), ne peut intervenir qu'après détermination du coût global et l'évaluation des risques financiers et juridiques, pour la collectivité et ses élus. Le coût global comprend le volume budgétaire affecté aux actions sociales déterminées, la capacité de la collectivité à faire face à un afflux de demandes de prestations et les moyens humains qu'elle pourra mettre en place pour gérer et animer ce dispositif. Comme on le souligne au CNAS (dans : Mini-guide de l'action sociale) : « Une gestion autonome au sein de la collectivité ou de son amicale ou de son Comité des oeuvres sociales ne favorise pas la mutualisation financière, facteur de garantie, qu'offre une solution de dimension nationale, telle que celle proposée par le CNAS. Cette dimension nationale permet également d'obtenir des conditions intéressantes auprès des prestataires. Le risque juridique réside surtout dans le niveau d'implication des élus dans la gestion du dispositif d'action sociale. Une gestion confiée à un COS local ou une amicale locale mais fortement encadrée par des élus les expose à un risque de gestion de fait, voire de prise illégale d'intérêt. Une gestion déléguée à un organisme extérieur dont c'est le métier, permet à l'exécutif, dès lors que le mandat donné à cet organisme est clair et précis, de maîtriser l'aspect financier et qualitatif tout en se préservant des risques juridiques... et politiques. » La solution retenue doit permettre à l'exécutif local : ? de disposer régulièrement d'un outil de suivi des prestations demandées et accordées (dans le respect de la confidentialité), ? de pouvoir agir sur le système retenu pour corriger ses effets et l'améliorer, ? de pouvoir être l'interlocuteur des salariés et de leurs représentants. Le fond et la forme de cette plate-forme d'action sociale sont soumis au CTP pour avis. En délégation ou en autonomie ? La politique sociale déterminée ne sera utilisée et reconnue que si les agents sont réglièrement informés et s'ils peuvent être, très concrètement, aidés pour remplir leurs dossiers de demandes de prestations. Selon la taille de la collectivité, le responsable agent désigné comme ayant la mission de gérer ce dispositif ou d'autres agents, se mettent à la disposition des salariés, par service si besoin, pour expliquer le dispositif mis en oeuvre et les prestations proposées. « La réalisation d'un règlement d'attribution et d'un catalogue annuels ainsi que d'affichettes périodiques est vivement recommandée », précise-t-on au CNAS. Bien évidemment, le responsable agent et les correspondants tiendront des réunions d'information au moins une fois par an dans chaque service de la collectivité. « Le CNAS communique à ces responsables et correspondants, catalogue, dépliants, flashs papier et informations sur son site Internet. Il assure leur information et leur formation dans la collectivité ou en regroupant plusieurs collectivités, ou au siège de chaque antenne régionale. Les correspondants et responsables peuvent suivre et intervenir de plus en plus dans la gestion des dossiers dont ils ont la charge sur le site extranet du CNAS. Chaque agent bénéficiaire peut suivre de cette manière la vie de son dossier, en toute sécurité et confidentialité. Ainsi le système est totalement transparent. » Une collectivité peut aussi faire le choix d'organiser seule des prestations. Cependant, pour les collectivités de petite taille, la démarche relève du coup par coup et ne bénéficie d'aucun effet mutualisateur ou levier économique. De même, la sécurité financière et juridique de tels procédés peut vite laisser apparaître des insuffisances. Dans les collectivités de taille plus importante, cette action sociale dite « autonome » peut aussi être mise en oeuvre par les services internes ou conjointement avec les COS ou amicales. Attention toutefois : cette formule demande d'importants moyens humains, autrement dit des dépenses en nature non négligeables. « En moyenne, ce sont 1,4 agents (en équivalent temps complet) qui y sont affectés. Mais ce chiffre passe à 4,2 pour les communes de plus de 80 000 habitants », précise le CNAS.