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Tribune | « Comment engager une démarche plus responsable de ses usages numériques ? »

Par Chloé Marche, Consultante Digitale chez Expertime. Publié le 8 décembre 2022.
Tribune | « Comment engager une démarche plus responsable de ses usages numériques ? »
Chloé Marche, Consultante Digitale chez Expertime. Crédit : DR
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En 2021, le numérique représentait 4 % des émissions de carbone dans le monde. Une pollution en majorité liée à la fabrication du matériel informatique, aux déploiements et à l’exploitation des réseaux, et aux espaces de stockage. Pour réduire cette empreinte environnementale, « les utilisateurs et les collaborateurs ont la possibilité de participer en adoptant de meilleures pratiques d’usage », avance Chloé Marche, Consultante Digitale chez Expertime.

Selon 56 % des Français le numérique permet de réduire l’empreinte environnementale de l’homme (étude Opinion Way). Néanmoins, le digital n’est pas idéal pour le respect de l’environnement, en 2021, il représentait 4 % des émissions de carbone dans le monde. Les entreprises recherchent donc des solutions plus respectueuses afin de se développer en accord avec leurs objectifs de neutralité carbone.

Si, la pollution émise par le numérique est liée en majorité à la fabrication du matériel informatique, aux déploiements et à l’exploitation des réseaux, aux espaces de stockage et de calculs (data centers), les outils numériques utilisés pour réaliser la transformation digitale des entreprises, comme la suite collaborative Microsoft 365, ont également un impact non négligeable. Ainsi, Microsoft améliore les performances et réduit l’impact écologique de ses outils. Mais les utilisateurs et les collaborateurs ont la possibilité de participer en adoptant de meilleures pratiques d’usage.

Les entreprises sont en première ligne pour agir contre le réchauffement climatique. L’impact carbone est au cœur des préoccupations et la direction des systèmes d’information des organisations n’est pas épargnée. Depuis 1980, la digitalisation des données et des processus a multiplié les besoins de stockage. Pour stocker toutes ces données, les sociétés comme Microsoft utilisent des data centers très énergivores pour leur fonctionnement et leur refroidissement. A titre de comparaison, un data center de 10 000 m2 consomme en moyenne autant d’énergie qu’une ville de 50 000 habitants et le refroidissement représente à lui seul 40 % de cette énergie. Les outils collaboratifs ont également un impact important sur l’empreinte carbone d’une organisation.

Comment réduire son empreinte carbone au quotidien ?

- La messagerie. Pour pallier la pollution générée avec une messagerie classique, l’utilisation d’une messagerie instantanée comme Teams facilite les choses avec un stockage similaire mais les messages sont moins lourds car moins formels. De plus, ce système n’utilise pas de signature électronique et la confirmation peut se faire avec un like ;
- Le partage de document ;
- Le partage de document est clé dans le travail collaboratif, mais le nombre de versions d’un fichier et l’espace de stockage nécessaire sont un réel enjeu écologique. Un mail avec une pièce jointe de 5 Mo envoyé à 200 personnes va occuper 1 GO sur l’infrastructure.
Avec SharePoint (ou OneDrive), on peut travailler sur un seul et même document, grâce à la coédition et au partage grâce à un lien vers ce ficher. Cette méthode évite d’envoyer un mail à chaque modification. Pour partager des documents dans SharePoint et OneDrive, il est conseillé d’envoyer un lien vers le document, d’utiliser l’historique des versions natives et de supprimer celles qui sont inutiles, d’autoriser les utilisateurs à le modifier et de limiter le nombre de versions archivées par la fonctionnalité de versioning ;
- La Synchronisation OneDrive ;
- La fonctionnalité de synchronisation opéré par l’utilisateur de OneDrive et de SharePoint demande beaucoup d’énergie pour fonctionner. Pour être plus responsable, il faut synchroniser les documents SharePoint uniquement quand c’est indispensable;
- Supprimer le contenu obsolète. Pour optimiser l’espace de stockage, il convient de faire régulièrement des suppressions en priorité dans les mails, les documents, les équipes Teams et SharePoint. L’automatisation de processus via Power Automate permet de supprimer au fil du temps les éléments obsolètes et de réduire la quantité de mails envoyés grâce à l’industrialisation des procédures.

Quelles solutions offre Microsoft aux entreprises pour réduire l’impact de leur usage numérique ?

Microsoft travaille à l’amélioration de ses outils pour de meilleures performances. Les entreprises peuvent alors mieux maîtriser leur empreinte carbone. 

- Microsoft Cloud for Sustainability : une solution pour les entreprises. Microsoft propose un outil permettant aux entreprises de comptabiliser leurs émissions de carbone. Le but étant qu’une fois « l’état des lieux carbone » réalisé, les organisations puissent mettre en place des actions efficaces pour réduire leur impact sur l’environnement. Cette solution SaaS connecte des sources d’émissions de carbone et les mesure de manière précise et peu coûteuse, pour ensuite générer la création de rapports afin d’évaluer l’impact environnemental des entreprises. Comment cette solution fonctionne-t-elle ? Tout d’abord, Microsoft Cloud for Sustainability collecte les données grâce à des connecteurs et des connexions en « temps réel » aux sources d’émissions (fournisseurs d’énergie, partenaires commerciaux, télémétrie des systèmes…). Ensuite, au travers de rapports des émissions carbone, les entreprises peuvent analyser et faire le bilan de leur consommation et de leur impact environnemental. L’outil fournit des visualisations de données et des tableaux de bord clairs. Enfin, Microsoft Cloud for Sustainability est conçu pour proposer des recommandations et des solutions afin de réduire l’empreinte carbone et d’améliorer les processus métiers. Les organisations peuvent établir des objectifs et suivre leur évolution sur le long terme. Ainsi, elles peuvent suivre leurs progrès et continuer à réduire leur impact au maximum. Microsoft Cloud for Sustainability est une solution complète qui peut avoir un impact positif sur les émissions carbone des entreprises et les aider à s’améliorer dans ce domaine. Microsoft souhaite faire évoluer cet outil pour également comptabiliser la consommation d’eau et la production de déchets.

- L’amélioration des outils collaboratifs Microsoft 365. La solution Microsoft Cloud for Sustainability va également s’appliquer à Microsoft 365 pour quantifier les émissions de gaz à effet de serre générées par l’utilisation des applications comme Exchange Online, SharePoint, OneDrive for Business et Microsoft Teams.

Comment et avec qui engager une démarche plus responsable de ses usages numériques ?

La digitalisation d’une entreprise est un processus incontournable pour améliorer productivité et compétitivité sur son marché. Une plus grande sobriété numérique est à la portée de chacun en adoptant des solutions efficaces et avec des collaborateurs ayant un usage collaboratif au quotidien.

Pour aborder les changements d’habitudes sereinement, les organisations doivent mettre en place des stratégies de conduite du changement adaptées aux différents acteurs de l’entreprise. L’accompagnement des collaborateurs est un facteur clé de réussite des stratégies bas-carbone des sociétés, car ce sont des démarches à initier, maintenir et améliorer constamment, à mesure que les solutions technologiques et les besoins évoluent.
 
Sources :
Chiffres Microsoft – 2021 (blogdumoderateur.com)
Quels sont les impacts de nos pratiques de travail dans Microsoft 365 sur nos émissions Carbone ? (lecko.fr)Présentation PowerPoint (digital-inside.fr)
Microsoft Teams performance improvements reduce power consumption in meetings by up to 50% - Microsoft Tech Community
Microsoft étend le tableau de bord de l’impact des émissions à Microsoft 365 - ZDNet
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