Le papier est le premier consommable de bureau. Alors, comment en utiliser moins ? « En commençant par quantifier les volumes consommés et en différenciant le papier de bureau du papier à usage commercial. Puis en fixant à partir de ces indicateurs des objectifs à partager avec l'ensemble des équipes », répond Hélène Jessua-Tropper, directrice développement durable de Redcats. En 2011, ce groupe multi-enseignes dont la marque de proue est La Redoute a consommé 142 000 tonnes de papier toutes catégories confondues, soit 4 % de moins qu'en 2010. Il y est parvenu en réduisant le format de ses catalogues, en généralisant une pratique d'épreuvage réalisée non sur papier mais sur écran (le « softproofing ») et en passant en interne au bulletin de paie électronique. Mais aussi en rationalisant ses impressions. « Les entreprises engagent souvent leur politique papier par ce biais pour réduire les dépenses de consommables, explique Isabelle Obiols, consultante en systèmes d'impression. Si on veut réellement progresser, un audit s'impose pour analyser les besoins, les usages et les raisons du gaspillage. » Rémunérée aux résultats, cette spécialiste préconise généralement aux entreprises d'adapter leur parc d'imprimantes aux besoins des salariés - « il est souvent surdimensionné ou bien sous-utilisé » - et d'adopter des gestes simples, comme le recours à l'aperçu avant impression ou à la fonction recto verso. Celle-ci permet, selon le cabinet d'études Gartner, de réduire d'un tiers la consommation de papier. « En supprimant les commandes effectuées par fax, en remplaçant les imprimantes individuelles par des multifonctions en réseau disposées différemment dans l'entreprise et en misant sur l'impression sécurisée pour réduire la gâche de papier, on a divisé par deux notre consommation », confirme Régis Robin, responsable DD du distributeur de matériels de téléphonie Itancia. Un secteur se distingue particulièrement, celui des banques et des assurances. Ainsi, Axa, deuxième entreprise la plus vertueuse en termes de politique papier derrière l'Oréal selon un classement effectué par WWF et Riposte verte, agit efficacement au sein de son siège. Mais le groupe ne cache pas que le plus dur est de décliner sa stratégie au niveau des agences. En 2010, il a consommé 15 % de papier de moins qu'en 2009. Il mène deux actions originales : sa communication interne est passée au « zéro papier » (les journaux internes ont été remplacés par un site intranet) et une prime d'intéressement a été instaurée en fonction du niveau de consommation par salarié. « Le dispositif a fait ses preuves, mais ne suffit pas. L'essentiel est de sensibiliser en continu le maximum de collaborateurs en usant d'outils comme l'e-learning », motive Estelle Becuwe, responsable du service responsabilité d'entreprise d'Axa France. Chez BNP Paribas, l'accent est mis sur l'extension du reporting papier à l'ensemble des effectifs du groupe et sur l'usage de papier responsable. S'il représente un tiers de la consommation interne, l'objectif est d'atteindre les deux tiers en 2015. Dans ce domaine, le mieux est d'acheter du papier 100 % recyclé non blanchi (label allemand Ange bleu) ou, à défaut, du papier certifié FSC ou PEFC. « C'est une mesure facile à prendre en PME. Par rapport à d'autres postes liés aux transports ou à l'énergie, malgré son peu d'impact sur le bilan carbone, sa forte résonance symbolique n'est pas à négliger », assure Gildas Bonnel, président de Sidièse, une petite agence de communication engagée dans ce domaine. Troisième pilier d'une politique papier, la collecte qui nécessite de disposer des bacs dans les bureaux et de contractualiser pour leur enlèvement avec des prestataires comme l'entreprise d'insertion Elise ou Nouvelle Attitude, une filiale de La Poste qui cible les PME et s'appuie sur les facteurs pour collecter, une fois le courrier distribué, les papiers de bureau à recycler. « Il ne faut pas hésiter à solliciter ces partenaires pour des conseils pratiques, par exemple sur le bon emplacement des bacs dans l'entreprise, à proximité ou non des pôles d'impression », recommande Patricia Abbas, responsable DD de Xerox France. Depuis la fin 2011, en coordination avec d'autres entreprises occupant l'immeuble, le siège de Xerox, à Saint-Denis (93), fait récupérer ses papiers usagés par le Centre de déchets industriels francilien. « Mieux trier les papiers a permis de rationaliser la fréquence des collectes et d'en diminuer le coût de 25 %. Cela compense les investissements engagés pour s'équiper en bacs et communiquer auprès des salariés, non seulement par le biais d'affichettes, mais aussi d'une opération de démonstration », conclut-elle.