L'accueil des gens du voyage n'est pas sans poser quelques problèmes aux communes. Pour la deuxième année consécutive, l'Agglomération Royan atlantique tente de remplir cette mission délicate en anticipant le plus en amont possible l'arrivée des groupes. C'est dans cette optique de prévision et d'anticipation que les services de l'Agglomération recherchent, tout au long de l'année, des terrains sur les communes situées dans un rayon de 15 km autour de Royan et sur la presqu'île d'Arvert. A cet effet, l'agglomération a mis en place un dispositif permettant de louer certaines des prairies ou des champs en jachère auprès des agriculteurs et de signer des conventions avec les communes pour la mise à disposition d'espaces communaux. Le rôle de l'Agglomération est d'organiser au mieux les grands passages dont la venue est annoncée plusieurs mois à l'avance. Ses services sont en contact, avant l'arrivée du groupe, avec un responsable qui restera l'interlocuteur clé durant tout le séjour. Il s'agit ensuite pour les deux coordinateurs de l'Agglomération, d'aiguiller les personnes sur le terrain, d'équiper celui-ci (conteneurs, cuves sanitaires...) et d'assurer quotidiennement que tout se passe pour le mieux. « A condition toutefois, précise Jean-Pierre Tallieu, président de l'Agglomération, que les engagements pris par les gens du voyage soient également tenus. »